ENTREVISTA

Rolando Alfonzo Martel Chang*

"El despacho judicial virtual"
doi: https://doi.org/10.26439/iusetpraxis2023.n056.6405

¿Podría describir la situación del despacho judicial presencial tal como era antes de la pandemia?

Lo primero que me gustaría hacer notar es que antes de la pandemia en el Poder Judicial no solo había despachos tradicionales, sino que estos despachos se organizaron de diversas maneras. Se cuenta, además de los tradicionales, con despachos judiciales corporativos. Y a eso hay que sumar la existencia de despachos judiciales electrónicos. Entonces, diríamos, hay variedades de despachos judiciales.

Sea cual fuera el tipo de despacho judicial, antes de la pandemia el servicio era absolutamente presencial, entonces en los despachos judiciales se tenía afluencia de personas litigantes y abogados; se realizaban audiencias y entrevistas con jueces de carácter presencial. Es decir, las personas concurrían a los locales judiciales. Eso era lo que había en una etapa anterior a la pandemia en cualquier despacho judicial.

¿Qué medidas se han implementado para acelerar o hacer más eficiente la presentación presencial de los expedientes o escritos? ¿Es realmente necesario el ticket de cita para solo presentar escritos?

Esta pregunta ya nos pone en un escenario de pandemia. Antes de que esta ocurra, el procedimiento era presencial: la gente llevaba sus documentos a los locales judiciales, concretamente la mesa de partes; hacía, de ser el caso, la fila; y luego entregaba los documentos, todo físicamente.

Por la pandemia ello se volvió imposible. El Poder Judicial, como respuesta a esta dificultad, comenzó a implementar la recepción de escritos también físicos durante la pandemia. A la fecha lo que se sigue haciendo es separar citas a través de un enlace virtual para que el interesado con la fecha asignada vaya al local correspondiente y entregue el documento que debe dejar en el órgano jurisdiccional. Eso ha permitido que el servicio en esa parte no se detenga para la recepción de escritos físicamente.

Para la recepción de escritos en línea, el Poder Judicial, con uso de la tecnología, ha permitido que eso se lleve adelante, no sin dificultad alguna, pero de mejor manera, porque los usuarios, los abogados, han hecho llegar sus documentos a través de los servicios informáticos. Y para los que tenían que entregar físicamente por alguna causa justificada, el sistema de cita es lo que ha venido operando. Hasta la fecha, el reporte es que se ha podido atenderlos en buenos términos.

¿Cómo se ha ido implementando el despacho judicial virtual antes y después de la pandemia? En caso haya habido dificultades, ¿cuáles han sido?

Es importante comentar que el Poder Judicial en el año 2017 decidió implementar el expediente judicial electrónico. El uso de la tecnología en el Poder Judicial no era un asunto extraño. De hecho, ya se venía aplicando para diversos actos procesales: notificación electrónica, remate electrónico, embargo electrónico, entre otros. Pero esa decisión del año 2017 que adoptó el Poder Judicial, y que tuvo que ver con el desarrollo del proceso judicial electrónico, es decir, con hacer un proceso judicial con cero papel, nos pone entonces en una etapa anterior a la pandemia. Entonces, en ese año esa decisión del Poder Judicial se puso en marcha, se desarrollaron las etapas respectivas y el primer despacho judicial electrónico del país se implementó en la Corte Superior de Justicia de Lima en un juzgado comercial. Eso fue en promedio en julio del año 2017.

Hacia finales del mismo año, ya en la Corte de Lima estaban funcionando alrededor de setenta despachos jurisdiccionales con el expediente judicial electrónico, tanto en primera como en segunda instancia en las especialidades de derecho comercial; laboral; y tributario, aduanero y de temas de mercado. En esas tres especialidades comenzó el expediente judicial electrónico en la etapa prepandémica.

Luego, en el año 2018, el expediente judicial electrónico fue mejorando sus niveles de atención. Apareció en ese año la mesa de partes virtual, que permitió que los usuarios de esas especialidades comiencen a enviar sus escritos en línea. Porque hasta antes de eso, pese a tener expediente electrónico, tenían que llevar físicamente los papeles y por interno el Poder Judicial los convertía al sistema. Pero con la mesa de partes virtual —un gran logro—, los usuarios comenzaron a remitir todo en línea. Ya no tenían la necesidad de ir al Poder Judicial. Ese fue un cambio y un avance muy importante antes de pandemia con el expediente judicial electrónico.

Entonces, la posibilidad de contar en el país con un despacho judicial virtual tiene un antecedente valiosísimo en la implementación del expediente judicial electrónico, anterior a la etapa de pandemia. Yo diría que ha permitido que el Poder Judicial esté de alguna manera preparado para que con la llegada de la pandemia la institución tuviera una experiencia en el trabajo de procesos en línea.

Eso ha ayudado a que los casos y la atención en el sistema pueda continuar, incluso para expedientes que se tramitaban físicamente. Porque una cosa es tramitar expedientes en el sistema y otra es tramitar expedientes en papel. Esos que se tramitaron en papel también el sistema los fue incorporando. El conocimiento ganado sobre todo se debe a que ya para ese momento el Poder Judicial venía trabajando expedientes judiciales electrónicos.

Con respecto a estos expedientes judiciales electrónicos, ¿en qué medida han ayudado estos en el desarrollo del proceso?

En línea de lo que venía diciendo, sin los expedientes judiciales electrónicos probablemente el sistema de justicia se hubiera paralizado más de lo que estuvo realmente paralizado en los tiempos duros de pandemia. La institución habría tenido que prepararse, adecuar recursos, conseguir recursos que en un país como el nuestro son escasos y no es tan simple tenerlos.

Yo diría que el expediente judicial electrónico ha permitido que el servicio de justicia continúe. Que hay dificultades es cierto, el expediente judicial electrónico no es la solución a todos los problemas en el servicio de justicia. Pero es una gran herramienta para que este hoy día funcione de mejor manera.

¿Existió o existen contingencias sobre el uso de expedientes electrónicos?

Por supuesto. Por ejemplo, el Poder Judicial ha implementado un sistema de audiencias en línea a través de la aplicación Google Meet. Entonces, todas las audiencias son, por regla, virtuales. Eventualmente podría pasar que la conectividad del abogado de la audiencia pudiera fallar, esa es una contingencia. Ha pasado que en la hora misma de la realización del informe no podíamos escuchar al abogado cuya imagen sí podíamos ver. Aquello se solucionó indicándole que se vuelva a conectar a través de otro dispositivo para que se logre una comunicación plena. De esa manera, se ha superado ese incidente y se ha podido cumplir con el propósito de la diligencia.

En el camino hemos ido enfrentando este tipo de situaciones, pero hasta ahora nada irremediable. Del lado de los abogados también hay una gran cooperación. Porque el Poder Judicial, previa audiencia al día oficial, realiza una reunión anterior de entrenamiento de revisión de conectividad. De esta forma, se les instruye cómo deben conectarse el día que les corresponda. Todo ello es posible ahora y permite ir superando esas dificultades.

De hecho, la brecha digital que en el país existe, la que se tiene en la actualidad, yo diría, ya no es la que se tenía al inicio de la pandemia. Hoy día, tras tres años desde el inicio de la pandemia, creo yo que ha disminuido. Ahí hay que reconocer que hay gran entusiasmo y cooperación de actores internos y externos del propio sistema de justicia.

Con respecto a la información, ¿considera usted que la plasmada en estos expedientes electrónicos debería ser de acceso público? Y, de ser así, ¿en qué medida?

Sí lo es. El acceso a la información contenida en los expedientes electrónicos es de carácter público. Por ejemplo, a nivel de la Corte de Lima, los que intentan conseguir la información de un expediente concreto realizan una gestión ante el funcionario responsable de entregar esta información por transparencia. En el caso de la Corte es el secretario general de la Corte. Es una gestión que se hace en línea y este funcionario busca la información dentro de la institución y luego se la provee al usuario. 

Entonces sí es de carácter público. Pero hay que cuidar mucho la información sensible, de carácter privado. Todo lo que la ley prohíbe entregar y que no es de acceso público también se cuida a propósito de la información que se entrega contenida en los expedientes judiciales. Muchos alumnos que están a punto de graduarse y quieren obtener expedientes para su título de abogados usan este medio para acceder a la información pública. 

¿Existe algún plan para promover el expediente judicial electrónico en los sectores que cuentan con una baja conexión al internet dentro del territorio peruano?

En el Poder Judicial existe desde el año 2017, cuando se decidió la implementación del expediente judicial electrónico, una comisión encargada de su implementación y monitoreo. A la fecha continúa. Desde el año 2017 hasta ahora, el expediente judicial electrónico ha ido implementándose en más cortes, y a lo largo y ancho del país.

Como comprenderán, para que eso ocurra estos temas de conectividad deben estar en niveles óptimos y adecuados. Entonces, progresivamente, en la medida que la conectividad lo permita, eso seguirá creciendo. Allá donde esto no sea posible, primero habrá que ir solucionando los problemas de conectividad para que también esas localidades y población se vean beneficiadas con estas herramientas. Tiene que ver con medidas adicionales. Pero la comisión de implementación mencionada tiene el cuidado debido y ello ha permitido que el crecimiento sea importante hasta la fecha. Falta todavía para consolidarlo a nivel nacional, pero eso es un proceso bien encaminado.

Sobre el cómputo de plazos, ¿este puede variar dependiendo de la modalidad de presentación de los expedientes presencial o virtual? Al respecto, una discusión recae sobre la suspensión del cómputo de los plazos por huelgas del personal, ya que la presentación de los escritos se podría realizar por medio del despacho virtual.

Ahora con la pandemia la presentación de escritos es sobre todo virtual. Las mesas de parte que se han habilitado para recibir físicamente documentos no son de gran afluencia de personas. Estas han aprendido a usar la mesa de partes virtual. Hace menos de dos meses atrás, me indicaba un responsable del área de la especialidad comercial en Lima, en promedio el 80 % y un poco más de documentos se hacen a través de la mesa de partes virtual. Entonces es alto su uso. Queda lo físico para aquellos casos excepcionales.

¿Debiéramos avanzar hacia el 100 %? Seguro, pero miren: la mesa de partes virtual comenzó su primera experiencia el año 2018 y ahora ya hablamos de niveles de ingreso elevados de escritos. Ello quiere decir que la gente ha ido encontrando utilidad a esa modalidad. Y espero que se consolide.

En cuanto a plazos, la ley determina cómo se computan los plazos. Antes, una huelga de los trabajadores implicaba el cierre del local. Entonces si el local estaba cerrado no había manera de dejar el documento, y, por lo tanto, ese día no podían considerarlo. Pero hoy día, si la mesa de partes es virtual, una huelga de trabajadores no acaba con la posibilidad de seguir presentando escritos. De hecho, la mesa de partes virtual funciona todo el año, todos los días las 24 horas, eso incluye feriados, sábados, domingos, etcétera.

Si, por ejemplo, un abogado tiene el apremio de entregar un escrito y para ello tiene tres días en medio de los cuales hay un sábado y domingo, no debería esperar al último día para enviar el escrito. Podría enviarlo el propio sábado o domingo y el sistema lo va a recibir. Esto de la huelga era un dolor de cabeza para entregar documentos cuando los locales eran cerrados por efecto de la misma. Pero con la mesa de partes virtual eso claramente ya no es un problema. El impacto en los plazos procesales también debe entenderse en el mismo sentido.

Después de todo lo mencionado, ¿considera usted que el despacho judicial virtual es momentáneo o que, por el contrario, va a perdurar en el tiempo?

Yo estoy de acuerdo con la idea, al igual que muchos colegas, de que el Poder Judicial pueda ofrecer en un corto plazo el despacho judicial 100 % virtual. Y en esa línea se está trabajando, porque ahora tenemos despachos judiciales que trabajan expedientes electrónicos que no son 100 % virtual. Todavía hay aspectos que se realizan de manera no virtual. Pero a raíz de la pregunta me parece que deberíamos avanzar hacia un despacho judicial 100 % virtual, donde sí podamos decir que hemos conseguido cero papel.

Ya se están haciendo cosas para que eso que hoy día todavía es físico, pese a estar en un despacho electrónico, comience a desaparecer. En los despachos judiciales donde existe un expediente judicial electrónico, la notificación a la parte demandada es con papeles en físico. No es un despacho 100 % electrónico. Seguimos imprimiendo papeles para notificar al demandado.

Lo que hemos experimentado en la Sala en donde ahora trabajo y que presido, la primera Sala Comercial de Lima, en los procesos donde se pide la anulación de laudos arbitrales, que es uno de los grandes temas que tenemos en la Sala, la notificación a la parte demandada ya no se realiza de manera física, sino que se envía un enlace para que la parte demandada encuentre toda la demanda elaborada, que incluye todo lo que se adjuntó a esa demanda (por ejemplo, anexos, medios probatorios). Es decir, en lugar de enviarle cien, doscientos o mil folios dependiendo del tamaño de la demanda, se manda la cédula de notificación física en una hoja con el enlace al expediente.

Nosotros lo hemos experimentado en la Sala durante más de un año y ha tenido gran receptividad de parte de los que litigan en materia de recursos de anulación de laudos arbitrales. Y la Corte de Lima hace poco menos de dos meses ya validó esa práctica y la ha convertido en una práctica replicable a otras áreas donde haya expediente electrónico.

Entonces, ¿cuál es el desafío para llegar a un despacho judicial 100 % electrónico? Todo debe realizarse de manera electrónica. Y hacer todo electrónicamente implica desaparecer lo que hoy hacemos con papel. Como esto es un proceso, siempre debe hacerse cambios para la mejora continua. Tiene que ir mejorando y cambiando para lograr el objetivo final.

Nosotros estamos comprometidos en ello. Felizmente quienes trabajan con nosotros participan del mismo interés y ello hace que esto cambie, porque el cambio no viene con el deseo de una persona, sino cuando el colectivo quiere hacerlo. Veo que lo avanzado en el Poder Judicial desde el 2017 a la fecha ilusiona con miras al despacho judicial virtual. Estamos yendo hacia ese objetivo y ojalá lo consigamos en el menor tiempo posible.

* Abogado por la Universidad de San Martín de Porres. Doctor en Derecho por la misma casa de estudios. Docente en la Universidad de Lima, Perú. La entrevista fue elaborada por la revista Ius et Praxis y realizada por Katya Villacriz, estudiante de la Facultad de Derecho de la Universidad de Lima. Dicha entrevista será transmitida en el segundo episodio de Ius et Podcast.